今天和一个毕业不久的同事交流工作，偶发现她的word操作有点问题，比如目录不知道怎么插入，表格控制不好，visio插图也不清楚怎么回事……

其实偶也有这样的菜鸟经历，拿一个word来说，以前觉得就是打开――打字――保存――打印，这么点花头。工作以后经常碰到word文档搞不定的问题才有所觉悟。可能不少刚毕业的大学生，都会碰到搞不定word、excel文档，甚至是txt。 :-D

偶来写几条自己经常用到，且可能对别人有些参考的小tips（写下来，也避免自己忘记）：

1、word中插入目录
一个正式的报告或者方案肯定是应该有目录的，不然一大坨看的人会很累，也很浪费时间。要插入目录首先当然得保证每一段、每一小段、每一小小段……的标题都是规范的标题格式。工具栏：插入>>引用>>索引和目录>>目录，你可以选择喜欢的目录样式。

偶刚工作的时候这招也不懂，还是副总教偶怎么弄的……但不一定每次都碰到这么kind的领导，所以还是得自己学会。

2、纵向选择文本
文档一般选择文本区域默认都是水平的，但有时候我们需要纵向选择一"列"文字。把要操作的东西都粘贴到一个word文档，Ctrl+Shift+F8，就可以纵向选择文本区域啦，Esc退出该状态。

3、请用"修订"功能
跟同事、客户来回修改一个文档的时候，最好用"修订"模式，这样别人就知道你改了哪些地方，可以有针对性的阅读。"工具>>修订"就可以，工具栏上会自动出现这个工作条。所有写操作都会自动标记出来。

4、Excel单元格数字格式
报表中的各种数字，可能需要有不同的类型、设置。比如有的是日期，有的是金额，同样是金额又有小数点精确几位的问题，有时候输入"001"却自动变成了"1"怎么办……这些都可以通过设定"单元格格式>>数字"来搞定。举几个例子：

……

5、Excel行分拣
比如有n行数据，我们需要把其中奇数行的抽出来，该怎么弄呢？我是这么弄的，可能还有其他跟简单的方法 。

同样的道理，假设要抽取行数为3的倍数的数据，只要step1中输入1、2、3然后拉一下就可以。

6、Excel函数
excel的函数很多，恰当地使用函数可以让原本复杂的计算和判断变得非常方便。有些很常用，比如sum，average，有些可能偶一辈子都用不到。excel自带了函数的解释和较为详细的示例，所以偶就不举例了。

用函数偶体会到的最大好处就是避免重复劳动，比如某个业务每月要给领导发一个报表过去，而原始数据一半可以有技术维护人员提供，或者有统计平台查询。那就只要定义好各种变量的函数，每次只要复制上月的文件，然后修改一下原始数据，表格、图表就都自动修改好了。

7、TXT内容分列
有时候拿到一个.txt的表，可能各列之间都有分格符（tab，空格，逗号……），也可能所有字段混为一团，没有分隔。要把它弄成一个漂亮的excel工作表，如果一个个复制粘帖过去，那是要出人命的。

对于有分隔符号的，首先看一下分隔符是否有错误，缺漏，还有是否是标准的分隔符（如果不是，则用替换成标准的，比如逗号）。然后就容易了，打开一个excel，然后"打开>>（文件类型：所有文件*.*）打开要处理的.txt>>分隔符号（选择：如"逗号"）>>（其他设置）>>完成"。当然，如果原来的.txt文件分隔符是 tab的话就不用这么麻烦，直接复制粘帖就可以。

对于没有分隔符乱做一团的怎么办呢？

8、TXT中插入当前时间
这个偶也是最近在某blog上看来的。虽然没在工作中使用过，但觉得挺有意思。
打开txt文档自动插入日期只要在文件开头输入".LOG"(不包括引号,大小写敏感)就可以了保存,关闭再次打开文件就会自动在最后一行自动加入当前日期。还有就是只要按F5，就可以自动插入当前系统时间。